Mehr Ordnung in Deinem Posteingang: Ich zeige Dir, wie Du in wenigen Handgriffen das tagtägliche eMail-Chaos vermeidest. Für mehr Überblick im digitalen Alltag.

Wenn ich erwähne, dass ich rund 800 Newsletter abonniert habe, ernte ich oftmals mehr als nur einen verständnislosen Blick von meinem Gegenüber. Aber keine Sorge, ich bin nicht verrückt und auch nicht hoffnungslos überfordert. Denn dieser scheinbare Wahnsinn hat tatsächlich eine Methode – und ich ein System, mit dem ich den Überblick behalte.

Hier kommen meine simplen und doch hilfreichen Tipps, wie auch Du für Ordnung in Deinem Posteingang sorgst

Aber bevor ich loslege: Warum habe ich überhaupt so viele Newsletter abonniert? Wenn ich es zusammenfassen muss, komme ich auf einen gemeinsamen Nenner: Reine Neugierde.

Auf der einen Seite ist es wichtig, dass ich up-to-date bleibe, was sich im Onlinemarketing so tut; dass ich weiß, welche neuen Tools und Features es da draußen gibt, um meine Arbeit kontinuierlich besser und das Leben meiner Kund:innen leichter zu machen. Diese Art von Newslettern, oftmals von Services, Tools & Software, die ich selbst täglich nutze, machen etwa 25% meiner abonnierten Newsletter aus.

Die restlichen 75%  entfallen auf Newsletter von Leuten aus meiner Online-Businessblase, bei denen ich mal etwas gekauft habe oder einfach auf dem Laufenden bleiben will, was sie so alles machen – und vor allem, wie sie es per Newsletter vermarkten. Quasi listen … ähem … read & learn 😉

Ich liebe es, eMail-Kampagnen zu analysieren, mir Inspiration zu holen und Notizen zu machen, was ich in einem nächsten Launch umsetzen möchte – oder auch unbedingt vermeiden will.

So bleibe ich informiert, was in meinem Netzwerk, bei Kooperationspartner:innen und auch bei meinen Kund:innen passiert.

Aber zurück zum Thema: Wie ertrinke ich bei 800+ abonnierten Newslettern nicht in einer Flut an eMails? Hier kommen meine ultimativen Tipps für Ordnung im Posteingang.

Nutze unterschiedliche eMail-Adressen bzw. Aliasse

Ich arbeite parallel mit verschiedenen Postfächern und habe für Newsletter, die ich selbst abonniert habe, eine eigene eMail-Adresse. So laufe ich nicht Gefahr, dass sich wichtige eMails von meinen Kund:innen mit der Flut an Newslettern vermischen, und ich fühle mich nicht von 200+ ungelesenen Newslettern im Posteingang unter Druck gesetzt.

In vielen Hosting Paketen sind beliebig viele eMail-Adressen bzw. Postfächer inklusive und auch kostenlose Anbieter wie Gmail von Google bieten Dir die Möglichkeit, Aliasse anzulegen.

Verschiedene eMail-Adressen, die ich auch meinen Kund:innen empfehle, sind zum Beispiel:

• initialen@deineurl.de: Für die direkte Kommunikation mit Deinen Kund:innen
• info@deineurl.de:  Für allgemeine Anfragen, z.B. auch über das Kontaktformular Deine Website
• support@deineurl.de: Für die Kommunikation mit Leuten, die etwas, z.B. einen Onlinekurs, bei Dir gekauft haben
• login@deineurl.de: Für Kurse u.Ä., die Du selbst gekauft hast
• news@deineurl.de: Als Absender für Deinen eigenen Newsletter
• newsletter@deineurl.de: Für all die Newsletter, die Du selbst von anderen abonnierst

Mit jeder eigenen eMail-Adresse hast Du ein eigenes Postfach und kannst die nach Wichtigkeit sortieren und ganz nach eigenem Gusto auf neue Eingänge checken.

Lege Unterordner und Regeln fest

Wenn ich einen neuen Newsletter abonniert habe, lasse ich ihn vorerst in den Haupteingang des entsprechenden Postfaches zustellen. Dort schaue ich mir die ersten Ausgaben detailliert an: Gefallen mir die Inhalte, mag ich den Schreibstil, finde ich ihn hilfreich, nützlich und / oder unterhaltsam?

Nachdem ich ein Gefühl dafür bekommen habe, wie gerne ich diesen Newsletter voraussichtlich lesen werde, lege ich im Postfach einen entsprechenden Unterordner mit „Vorname Nachname | Keyword“ zum Absender an und erstelle eine entsprechende Regel, so dass jeder neue Newsletter dieser Person automatisch in diesen Unterordner verschoben wird.

So habe ich sie alle gesammelt an einer Stelle und aus dem Haupteingang. Besonders wichtige oder interessante Newsletter kommen weiterhin in den Haupteingang, die will ich gleich sehen und zügig lesen.

Plane feste Zeiten, um Deine E-Mails zu überprüfen und Newsletter zu lesen

Ich plane täglich feste Zeitslots ein, um meine Posteingänge zu sichten. Das verhindert, dass ich ständig abgelenkt werde, aber trotzdem nichts Wichtiges verpasse.

Meinen Posteingang für die Kommunikation mit meinen Kund:innen checke ich mehrfach täglich. Den für die abonnierten Newsletter nur zu bestimmten Tagen. Gerne plane ich dazu am Freitagvormittag zwei Stunden mit einer Tasse Kaffee ein, um die neusten und interessantesten Newsletter oberflächlich zu scannen und aktiv zu werden: Mir interessante Freebies herunterladen, neue Angebote anschauen oder mich für Webinare anmelden. Und wenn ich gerade mit Projekten dicht bin, dann kann es auch nur ein Freitagvormittag im Monat sein, an dem ich mir die Zeit dafür nehmen – das entscheide ganz alleine ich.

Stelle die automatischen Benachrichtigungen ab

Zahlreiche Studien belegen, dass wir eine gewisse Zeit brauchen, um wieder in den Arbeitsfluss zu kommen, wenn wir abgelenkt werden. Jedes Ping! bei einer neuen eMail, jedes Pop-up bei einem Newsletter reißt uns entsprechend raus.

Aus diesem Grund habe ich diese Art von Benachrichtigungen in meinem eMail-Programm (in meinem Fall Outlook) abgestellt (übrigens auch auf meinem Smartphone). À propos Handy: Überlege Dir lieber zwei Mal, ob Du alle Newsletter auch unterwegs lesen können willst oder doch besser nur am Desktop abrufst.

Regelmäßiges Ausmisten für mehr Ordnung im Posteingang

Ich bin, was den Empfang von Newslettern anbelangt, relativ schmerzfrei; einfach, weil ich meine aufgestellten Regeln automatisch für Ordnung im Posteingang sorgen. Nichtsdestotrotz nutze ich bei Newslettern, die mich in Relevanz oder Qualität einfach nicht überzeugen, regelmäßig die Abmelde-Funktion.

Ein Klick und weg, einfacher geht es nicht. Und fairerweise gebe ich bei als Abmeldegrund ehrlich an, dass ich den Newsletter einfach nicht mehr erhalten möchte – und markiere ihn nicht als Spam. Spam sind eMails, die mir ohne meine vorherige Einwilligung ungefragt zugesandt werden. Und ich habe ja in der Regel aktiv in den Empfang des Newsletters eingewilligt 😉

Checkliste für Ordnung im Posteingang

Hier nochmal die Zusammenfassung, wie Du dem eMail-Chaos Herr:in wirst:

• Nutze verschiedene eMail-Adressen
• Lege Unterordner und Regeln an
• Markiere und priorisiere wichtige Absender:innen
• Entwickle Dein persönliches Priorisierungssystem
• Plane feste Lesezeiten ein
• Prüfe neue Newsletter auf Qualität und Relevanz
• Stelle automatischen Benachrichtigungen ab
• Miste regelmäßig Deinen Posteingang aus
• Bestelle uninteressant gewordene Newsletter ab

Bonus Tipp

Das hat jetzt weniger damit zu, Dein Postfach aufzuräumen, und mehr damit, für Ordnung in Deinem Kopf zu sorgen: Du musst nicht jede eMail sofort lesen und beantworten. Und schon gar nicht am Wochenende. Ich arbeite auch manchmal an einem Samstag oder Sonntag. Die eMails, die ich dann beantworte oder verschicke, gehen aber immer erst am Montagmorgen raus. „Übermittlung verzögern“ lautet das Zauberwort.

So, mit diesen Handgriffen vermeidest Du eMail-Chaos und sorgst Du im Handumdrehen für Ordnung in Deinem Postfach. Ich bin gespannt, was Du draus machst!

Kennenlerngespräch

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