Entdecke meine Produktivitätshacks für eine erfolgreiche Wochenplanung! Damit Du als Selbstständige:r effektiv arbeitest und trotzdem ausgeglichen bleibst 💪
Als Soloselbstständige:r kennst Du es vermutlich zu gut: Ohne Struktur versandest Du schnell in einem Meer an To-dos (Sand + Meer = Wortspiel beabsichtigt 😉). Besonders als Webdesignerin muss ich dabei den Spagat zwischen strukturierter Planung und spontaner Flexibilität meistern – schließlich kann es immer sein, dass bei einer Kund:in die Website plötzlich nicht mehr erreichbar ist oder andere technische Notfälle auftreten.
Hier zeige ich Dir meine bewährten Strategien, wie ich meine Arbeitswoche plane, so dass ich dabei produktiv und ausgeglichen bleibe – und trotzdem spontan reagieren kann, wenn es nötig ist.
Die Basis: Meine Wochenplanung
Das Montagmorgen-Ritual mit dem großen Kalender
Montagmorgens starte ich meine Wochenplanung mit meinem laminierten DIN A3 Kalender (ja, meine Almanwurzeln kann ich nicht verleugnen 😆) und einer Handvoll bunter Whiteboard-Stifte.
Hier mein erprobtes System:
Wiederkehrende Termine
Als erstes trage ich alle wiederkehrenden Termine ein. Das sind bei mir zum Beispiel feste Zeitblöcke für die Websitewartung meiner Bestandskund:innen. Dazu gehören auch meine regelmäßigen Co-Working Sessions sowie die Jour fix Termine mit meiner Best Business Buddy Susanne.
Dann reserviere ich mir feste Zeitblöcke für Onlinefortbildungen, denn ich habe festgestellt, dass das Thema Fortbildungen in stressigen Zeiten gerne mal hintenüberfällt und auch sonst die Idee, sich alle Inhalte an einem Tag einzuverleiben, wenig Früchte trägt. Aktuell bilde ich mich explizit zum Thema Barrierefreiheit für WordPress und Elementor weiter.
Einmalige Termine
Im nächsten Schritt übertrage ich die bereits fest gesetzten Kund:innenmeetings aus meinem Outlook Kalender in meinen haptischen Wochenkalender. Das sind individuelle Termine mit Kund:innen, in denen ich ihnen zum Beispiel ein Up-Date zu ihrem Websiteprojekt gebe, oder auch Kennenlerngespräche mit Interessent:innen zwecks einer möglichen Zusammenarbeit.
Pausenzeiten blocken
Du magst lachen, aber eine regelmäßige Pause zur Mittagszeit trage ich mir auch als eigenes Meeting ein. Ich arbeite oft im Flow und vergesse solche Dinge gerne. Mein Kalender erinnert mich dann dran, mir was Kleines zu essen zu machen oder eine halbe Stunde um den Block zu gehen. Frisch gestärkt kann ich dann mit neuer Energie weiter machen.
Detailplanung der Projekte
Nachdem ich die festen „Inseln“ in meinen Kalender eingetragen habe, verschaffe ich mir einen Überblick zu den aktuell laufenden Projekten. Was sind die nächsten Schritte zum jeweiligen Meilenstein?
Dementsprechend plane ich nun realistische Arbeitsblöcke (60 bis 90 Minuten) Deep Work aka „Let’s get S**t done“ ein. Diese Zeiten sind tabu für Meetings und Störungen. Auch hier baue ich mir kleine Pausen dazwischen ein, damit mein Gehirn von einem Thema zum nächsten schalten kann.
So takte ich meine Arbeitswoche durch. Nicht zu straff und gerne mit einem Puffer, damit ich bei Bedarf auch auf Unvorhergesehenes reagieren kann.
Die tägliche Feinjustierung
Abendliche Tagesplanung
Bevor ich abends meinen Laptop runterfahre, plane ich den nächsten Tag konkreter in meinem separaten Tagesplaner. Mein System dabei ist herrlich simpel: Ich definiere pro Tag maximal 3 Hauptaufgaben und schreibe eine kleine (!) To-do-Liste mit konkreten Schritten. Auf die kommen dann auch kleine Reminder wie „Kundin X zu Y mailen“.
Meine Produktivitätshacks im Detail
Eine Mischung aus Prinzipien und Tools hilft mir dabei, meine Woche produktiv, aber machbar zu gestalten.
Cleveres Meeting-Management
Ich halte mir montags und freitags frei von Kund:innenmeetings. Den Montag nutze ich, um meine Woche vorzubereiten und eigene Projekte anzugehen, während ich den Freitag zur Nachbereitung und so spannende Dinge wie Buchhaltung nutze.
Zoom
Für meine Bestandskund:innen habe ich via Zoom wiederkehrende Meetings ohne festen Termin angelegt. Der Vorteil dabei: Die Meetinglinks bleiben bestehen und ich kann mich auch spontan auf Zuruf mit ihnen treffen, ohne erst einen extra Termin und neuen Link anlegen zu müssen. Über eine speziell eingerichtete Weiterleitung über meine Website können meine Kund:innen sich ihren Link auch einfach merken.
TidyCal
Für die weitere Terminplanung, wie zum Beispiel Kennenlerngespräche, nutze ich die erweiterten Einstellungen des Buchungstools TidyCal. Da kann ich nicht nur angeben, wie kurzfristig diese Termine gebucht werden können, sondern auch, dass maximal zwei dieser Termine an einem Tag stattfinden.
So vermeide ich, dass ich den ganzen Tag in Meetings sitze. Außerdem gebe ich nie alle Tage in meinem Kalender frei, sondern lege im Vorfeld einen Vor- und einen Nachmittag für diese Art von Meetings fest.
Tage, die ich mir freinehmen will, blocke ich entsprechend frühzeitig und lasse den Kalender auch nur auf eine bestimmte Anzahl in die Zukunft buchen.
eMail-Management mit System
Ich checke meinen Posteingang nur zu festen Zeiten. Dazu arbeite ich mit verschiedenen Postfächern. Das zur Kommunikation mit meinen Kund:innen wird mehrmals täglich zu festen Zeit auf neue eMails geprüft, während ich meine info@Mailadresse nur einmal am Morgen und dann am frühen Abend checke.
In das Postfach mit meinen 800+ abonnierten Newslettern schaue nur, wenn ich Lust & Laune habe.
👉Mehr Tipps, wie ich für Ordnung in meinem Posteingang sorge, findest Du in diesem Blogartikel.
Zeitmanagement-Prinzipien für die Wochenplanung
Auch wenn ich als Selbstständige arbeiten kann, wann und wo ich will, versuche ich mich, soweit möglich, an feste Arbeitszeiten zu halten. Einerseits bringt das für mich eine Routine rein, andererseits wissen meine Kund:innen, wann sie mich erreichen können (und wann zum Beispiel nicht* – am Wochenende etwa).
Ähnliche oder wiederkehrende Aufgaben fasse ich zusammen (Batch Processing) und bearbeite sie gebündelt. Dazu gehört zum Beispiel die Buchhaltung, das Beantworten von eMails oder auch das Erstellen und Planen von Blogposts und Social Media-Beiträgen.
Wie ich mich motiviere, am Ball zu bleiben
Wenn ich ehrlich bin, klappt das alles auch nicht immer zu 100%. Als „Recovering Workaholic“ mit Squirrel Brain („Oh kuck, ein Eichhörnchen … „) muss ich mich manchmal deshalb selbst austricksen. Was dabei für mich funktioniert ist:
- „Gamification“ – ich mache ein Spiel draus: Wie viele eMails kann ich in einer Stunde beantworten?
- „Eat the Ice Cream first, not the Frog“ – statt als erstes die mir unliebste Aufgabe abzuarbeiten, fange ich mit der mir liebsten an und surfe die Welle des anschließenden Dopaminrausches munter weiter, so dass mir die nervige Aufgabe im Anschluss nichts mehr ausmacht.
- „Me vs. Clock“ – bei Dingen, bei denen ich mich gerne verzettle bzw. stundenlang abtauchen kann, setze ich mir ein festes Zeitfenster: Statt für irgendwelche Vorlagen ganze Nachmittage mit der perfekten Schrift- oder Farbauswahl zu verdaddeln, habe ich maximal 30 Minuten Zeit, um die perfekte Kombi zu finden. Und bei der bleibe ich dann auch.
Work-Life-Balance
Neben den ganzen Terminen ist es wichtig, auch für mich etwas zu machen. Ergo plane ich regelmäßige Pausen und feste Zeiten für Sport ein. Diese kommen genauso in meinen Kalender wie Meetings mit meinen Kund:innen.
Ich habe das Glück, ein eigenes Arbeitszimmer zu haben. Da gilt es dann abends: Licht aus, Tür zu. Kein „Oh, ich setze mich schnell nach dem Abendessen nochmal an den Computer“.
Und ansonsten bin ich dankbar über meine beiden Bürohunde: Die wollen regelmäßig raus und fangen abends an zu nerven. Nicht, weil sie der Meinung sind, dass ich sonst zu viel arbeite … sondern, weil sie ihr Fressen wollen 😂
Und am Freitag?
Bevor ich ins Wochenende starte, mache ich für meine Ablage ein Foto des gefüllten Wochenkalenders und wische ihn dann wieder leer. So kann ich am nächsten Montagmorgen frisch mit der Wochenplanung starten 😊
Mein wichtigster Tipp dabei
Bei all der Planung: Setze Dir realistische Grenzen! Als Selbstständige:r neigst Du dazu, möglichst effizient oder immer erreichbar sein zu wollen. Aber nur wenn Du Dir auch Freiräume schaffst, bleibst Du langfristig produktiv und kreativ.
Welche Produktivitätsstrategien nutzt Du? Lass es mich in den Kommentaren wissen!
*Psst, ich verrate Dir was: Manchmal arbeite ich auch am Wochenende. Das müssen aber meine Kund:innen nicht wissen. Deshalb beantworte ich dann auch keine eMails bzw. takte die Mails via verzögerte Übermittlung so, dass sie dann erst am Montag zu meiner üblichen Arbeitszeit verschickt werden 😉
Eine Antwort
Oha, das hört sich wirklich gut organisiert an, liebe Britta. Hut ab. Auch ich brauche einen kleinen Anlauf (Eis), bevor ich den Frosch (ungeliebte Aufgaben) verspeisen kann. Und die Hunde helfen bestimmt dabei, dass du regelmäßig deinen Auslauf bekommst. 😉